Blog de la Confederación Española de Alzheimer
y otras demencias

Sin ninguna duda, el área económica/presupuestaria es una de las más importantes en cualquier organización. Más aún debe serlo en entidades sin fines lucrativos como Asociaciones, Federaciones, Confederaciones, Fundaciones, etc, donde su situación económica por norma general, no suele ser acomodada.

La tendencia a depender de subvenciones públicas/privadas como fuente principal de nuestros ingresos, y la poca diversificación de estas fuentes de financiación, hace aún más necesaria disponer de una herramienta que nos permita controlar nuestra viabilidad económica, y anticiparnos ante situaciones extraordinarias que puedan poner en riesgo a nuestra organización.

Si la demora en el cobro de una subvención pone en riesgo nuestra obligación con el cumplimiento de pagos, no podemos quedarnos de brazos cruzados. La TESORERÍA de nuestra organización es uno de los puntos débiles a trabajar para garantizar la sostenibilidad presupuestaria.

Partiendo de esta base, nos centraremos en el Presupuesto de Gastos e Ingresos, y su grado de ejecución a lo largo del año o durante la vigencia que se le haya dado.

Dado que el presupuesto es una previsión de gastos e ingresos que se calculan en un momento determinado y para un periodo concreto (generalmente un año), y que cuenta con la aprobación de un órgano responsable (Asamblea, Junta de Gobierno, etc), nuestra obligación como gestores será velar por el grado de cumplimiento de dicho presupuesto, intentando aproximarse al 100% de ejecución en ambas partidas como meta para alcanzar el éxito.

El Presupuesto de Gastos e Ingresos deber ser la imagen económica del PROYECTO de la entidad, y sirve para:

• Prever los gastos e ingresos de un periodo o ejercicio determinado.

• Calcular el excedente negativo (déficit) o positivo (superávit) para cada una de las actividades de la entidad, así como para el ejercicio en su conjunto.

• Conocer los gastos (pagos) e ingresos (cobros) que tendrán repercusión en la TESORERÍA de la entidad.

Para su elaboración partiremos de la información aportada por:

• El Proyecto de la entidad (Plan Operativo, Plan Estratégico, etc).

• Los datos de control económico de años anteriores (Presupuestos, Contabilidad, Balances, etc).

• Presupuestos o facturas proforma de proveedores para el año en curso a analizar.

• Tablas para el cálculo de costes especiales (personal, amortizaciones, etc).

En cualquier caso, hay que huir del “…yo creo que esto puede costar…” o del “….tengo un amigo que ha comprado uno el año pasado y le costó…”, y partir de datos más objetivos a la hora de elaborar el Presupuesto de Gastos e Ingresos.

Para su elaboración comenzaremos determinando las actividades que vamos a contemplar y los gastos e ingresos por naturaleza de cada una de ellas. A continuación, estableceremos los datos de partida o variables de las que dependerán las cantidades totales de cada gasto o ingreso por naturaleza de cada actividad (gasto del año pasado y el IPC interanual). Por último, calcularemos las cantidades a presupuestar de cada gasto e ingreso por cada actividad.

En el caso de encontrarnos con algún gasto “común” (teléfono, electricidad, material oficina, alquiler local, etc), que sea aplicable a varias o todas las actividades, bien podemos aplicarlo de forma proporcional a cada una de las actividades, bien lo contemplaremos como gasto común en línea diferenciada del resto de las actividades.

Con ello tendremos elaborado el Presupuesto de Gastos e Ingresos de la organización. El Presupuesto puede ser equilibrado (igual importe de gastos que de ingresos), negativo (mayor importe de gastos que de ingreso), o positivo (mayor importe de ingresos que de gastos).

La experiencia nos aconseja elaborar presupuestos equilibrados, pero puede darse el caso que la entidad haya generado excedentes positivos en años anteriores, habiéndose aumentado su dotación patrimonial o las reservas, y se vea en la obligación de aplicarlos en sucesivos ejercicios, por lo que para ello deberá elaborar presupuestos negativos (Artículo 3, 2º Ley 49/2002 de 23 de diciembre, de régimen fiscal de las entidades sin fines lucrativos y de los incentivos fiscales al mecenazgo; Artículo 27 Ley 50/2002, de 26 de diciembre, de Fundaciones).

Cuando se trata de una Asociación, fundación…. Como es nuestro caso, en el que como ya hemos dicho, existe una amplia dependencia de subvenciones y otro de tipo de ayudas que se encuentran sujetas a justificación, el presupuesto no debe ofrecer un excedente positivo superior a los recursos propios (donativos, cuotas de socios, cuotas de usuarios…)  estimados por la entidad para el período a que se refiere el presupuesto, pues significaría que no estamos justificando correctamente dichos ingresos, o bien que el presupuesto no está correctamente calculado.

La herramienta más útil para la elaboración de presupuestos y de su seguimiento es una hoja de cálculo.

Si es importante la elaboración de un presupuesto ajustado a la realidad de nuestra organización, más aún es realizar revisiones periódicas para ver el grado de cumplimiento presupuestario que está ejecutando nuestra organización. De nada nos servirá un presupuesto si no le hacemos seguimiento a lo largo del año.

¿Con qué FRECUENCIA deberemos REVISAR el grado de EJECUCIÓN de los PRESUPUESTOS?

Ante esta pregunta, entendemos que dependerá de la situación económica de cada entidad y de la situación económica global actual. Desde nuestra experiencia aconsejamos se revisen de forma MENSUAL o TRIMESTRAL.

La herramienta más útil para la revisión del grado de ejecución del presupuesto es la PLANTILLA DE CONTROL PRESUPUESTARIO en formato hoja de cálculo Excel.

Esta herramienta lo que nos permite es ir revisando y comparando cada una de las partidas de gastos e ingresos presupuestadas, con lo que llevamos gastado e ingresado a la fecha de revisión, determinando de esta forma las desviaciones al alza o a la baja en el grado de cumplimiento.

Cada una de las desviaciones habrá que analizarla cuidadosamente para determinar si está dentro del calendario previsto, y en caso contrario, poder tomar las medidas oportunas para corregir esa desviación en lo que queda de ejercicio.

Para completar y/o mejorar aún más la PLANTILLA DE CONTROL PRESUPUESTARIO, se le puede incluir una columna de COBRADO en la sección de ingresos, y otra de PAGADO en la sección de gastos.

Contablemente debemos saber diferenciar entre INGRESO-COBRO y GASTO-PAGO. Sirva de ejemplo la concesión de una subvención a nuestra organización a fecha 2 de enero, y el cobro de dicha subvención a fecha 30 de junio. El ingreso contable deberemos reflejarlo en el momento de la concesión (a 2 de enero), pero el cobro no lo contabilizaremos hasta la fecha de su recepción el 30 de junio, por lo que esos 6 meses no dispondremos de ese dinero para poder afrontar pagos, aunque sí se haya imputado el ingreso contable.

Esto, además de facilitarnos la información del gasto e ingreso generado, nos permite tener a simple vista un control de cobros y pagos para ver en todo momento la tesorería disponible a fecha análisis, prever los pagos y cobros de un periodo o ejercicio, calcular el déficit de tesorería previsto para una actividad, etc. 

Un presupuesto debe ser flexible y adaptable a las circunstancias variables. Si una vez aprobado el presupuesto por la Asamblea General o el órgano competente, ocurren circunstancias extraordinarias e impredecibles que van a afectan de manera substancial al desarrollo de los proyectos presupuestados, como ha podido ser el caso del impacto del COVID-19 en el ejercicio 2020, sería conveniente contemplar una modificación presupuestaria que recogiera dichos ajustes para ajustar lo más posible el presupuesto a la nueva realidad tras las circunstancias extraordinarias.

No se trata de “acomodar” el presupuesto, pues ello sería enmascarar una no correcta ejecución o una no correcta previsión, sino de realizar ajustes en aquellas partidas que se hayan visto significativamente alteradas por esas circunstancias extraordinarias y ajenas a la organización. Por ejemplo, un proyecto que finalmente no se puede llevar cabo y cuya subvención inicialmente presupuestada disminuye o directamente desaparece, podría dar lugar a una modificación en el presupuesto para adaptarlo a la realidad. Sin embargo, una disminución o un aumento de los donativos esperados, no requeriría modificación presupuestaria, por muy extraordinario que nos pareciera. Tampoco un aumento o una disminución de las cuotas de socios o de las aportaciones de los usuarios. Un mayor o menor coste de una actividad o servicio, tampoco da lugar a una modificación presupuestaria.

Una modificación presupuestaria debe ser aprobada por el órgano que aprueba el presupuesto. Y a la hora de recoger dichas modificaciones en nuestra plantilla de control presupuestario, lo más correcto sería añadir una nueva columna que recogiera el incremento o la disminución correspondiente a la modificación presupuestaria.

En resumen:

1. Resulta fundamental elaborar un presupuesto real de gastos e ingresos, y ajustado a las necesidades de la entidad para el período que corresponda.
2. Es importante llevar a cabo revisiones del grado de ejecución del presupuesto de forma mensual o trimestral.
3. Debemos tener muy presente la tesorería disponible y la previsión de cobros y pagos de forma mensual o trimestral.
4. Y sobre todo, analizaremos las desviaciones que conlleven adoptar decisiones.