Blog de la Confederación Española de Alzheimer
y otras demencias

Desde el Área de Gestión y Control Presupuestario de CEAFA, y como ya se indicó en el anterior artículo “La Importancia del Control Presupuestario en momentos de crisis”, recomendamos hacer siempre un control periódico de la situación contable-financiera de nuestras organizaciones (Asociaciones, Federaciones, Confederaciones, Fundaciones, etc.), donde la situación económica por norma general no suele ser acomodada.

Llegamos al mes de diciembre, y en este caso nos queremos centrar en una serie de “RECOMENDACIONES Y CONSEJOS”, que pueden ser de utilidad para evitar errores al dar por cerrada una contabilidad, elaborar las cuentas anuales, y conseguir la mejor valoración en caso de efectuarse auditorías de cuentas.

REVISIÓN Y CIERRE CONTABLE:

Antes de dar por cerrada una contabilidad, conviene dedicarle el tiempo necesario para hacer una serie de comprobaciones y revisiones “básicas”, con el fin de detectar y corregir errores por “despiste contable”.

¿Cómo hacerlo? ¿Por dónde empezar?

Bajo nuestro punto de vista y experiencia acumulada, aconsejamos revisar cada una de las cuentas contables de la organización. Para ello y desde el programa contable (si lo tenemos), será suficiente con sacar un Balance de Sumas y Saldos al máximo desarrollo y para el período comprendido desde “apertura a diciembre”.

Este balance no forma parte de las cuentas anuales, pero sí nos va a servir de mucha ayuda a la hora de efectuar la última revisión antes de proceder al cierre contable.

Una a una, iremos revisando los apuntes contables de cada cuenta, comprobando si los saldos se ajustan a la realidad. Aconsejamos prestar máxima atención a:

• Revisar que el resultado contable del año X-1 ha sido correctamente aplicado al año X una vez se haya aprobado por Asamblea dicho ejercicio X-1 y dentro de los 6 primeros meses del año X (año que estamos revisando). Veremos si hay aumento o disminución de nuestro Fondo Social o Remanente en función de si el excedente del ejercicio X-1 fue positivo o negativo.

• Revisar si se han llevado a cabo las amortizaciones de las subvenciones de capital en la misma proporción que la amortización por depreciación que hayamos aplicado a la inversión (local, obras, ordenadores y otros equipos, otras instalaciones, etc.).

• En el caso de que se haya concedido alguna subvención de capital a lo largo del ejercicio, revisar su correcta contabilización en fecha e importe. Además habrá que tenerla en cuenta para aplicarle la amortización correspondiente como se ha indicado en el punto anterior.

• Revisar y actualizar el inventario de la organización teniendo en cuenta si se ha dado de alta y/o baja algún elemento/bien. Habrá que revisar también la posible amortización de estos bienes en caso de alta y también por baja (ver si estaba total o parcialmente amortizado)

• Revisar los extractos de cuentas de Proveedores/Acreedores con el fin de detectar si nos falta por recibir/contabilizar alguna factura, comprobando para ello que las salidas o pagos al proveedor tengan su correspondiente entrada de gasto/factura correcta (esto también se podrá revisar/confirmar a la hora de ver los gastos contables). Debemos asegurarnos que los saldos acreedores finales de estas cuentas se corresponden a facturas pendientes de pago a proveedores/acreedores en rotación normalizada.

• Revisar los extractos de cuentas de Clientes, Usuarios y Deudores varios, con el fin de detectar si hemos facturado/contabilizado todo de forma correcta (esto también se podrá revisar/confirmar a la hora de ver los ingresos contables), comprobando para ello las entradas/cobros y que el saldo pendiente deudor final se corresponde a  facturas pendientes de cobro en rotación normalizada. No conviene mantener saldos deudores (facturas sin cobrar) más allá de 1 año contable. Recomendamos trasladar ese saldo a una cuenta de “Clientes/Usuarios/Deudores de Dudoso Cobro”, y habiéndole dado un tiempo prudencial y viendo que no se va a realizar el cobro, trasladarlo a una cuenta (655) “Pérdidas de créditos incobrables derivados de la actividad”.

• Revisar el extracto de la cuenta con la Hacienda Pública Deudora por subvenciones concedidas (470), puesto que si presenta saldo deudor será porque tenemos pendiente de cobro (que no de contabilización) alguna subvención oficial.

• Revisar el extracto de la cuenta con la Hacienda Pública Acreedora por retenciones practicadas (475), donde hemos tenido que recoger/contabilizar las retenciones de IRPF de personal y profesionales, comprobando que las liquidaciones trimestrales con Hacienda se ajustan al saldo que arrastra la cuenta. Puesto que el 4º trimestre se liquida en enero del año siguiente, esta cuenta puede mantener un saldo acreedor a 31 de diciembre pendiente de pago en rotación normalizada.

• Revisar el extracto de la cuenta (476) Organismos de la Seg.Social acreedora puesto que se paga a mes vencido y por ello deberá reflejar un saldo acreedor correspondiente a los seguros sociales de diciembre pendiente de pago en rotación normalizada a finales de enero del año siguiente. En el caso de tener alguna cuota de la Seguridad Social impagada, deberá de estar reflejada también en el saldo acumulado de esta cuenta a 31 de diciembre (cuota o cuotas impagadas más la de diciembre pendiente de pago a finales de enero).

• Revisar los extractos de IVA Soportado e IVA Repercutido en el caso de que se hagan uso de ellas, comprobando las correctas liquidaciones trimestrales.

• Revisar los extractos de las cuentas (480) Gastos anticipados y (485) Ingresos anticipados, por si se han generado gastos e ingresos durante el ejercicio en revisión y que correspondan al año siguiente. Como ejemplo de gasto anticipado podría ser la compra de material en diciembre para una jornada que vamos a realizar en enero, y como ejemplo de ingreso anticipado, la concesión en diciembre de una subvención que la cobraremos en enero y es para ejecutar desde enero a diciembre del año siguiente al que estamos revisando. Esos gastos e ingresos no corresponde aplicarlos al ejercicio en revisión, por lo que hay que usar las 2 cuentas indicadas para una vez abierto el ejercicio contable siguiente, entonces sí aplicar el gasto y/o ingreso correspondiente.

• Revisar saldos de las cuentas (523) “Proveedores de inmovilizado a corto plazo”, ya que de haber movimientos y/o saldo en estas cuentas es indicador de haber ejecutado algún gasto de inversión que deberemos amortizar.

• Revisar saldo cuenta (555) “Partidas pendientes de aplicación”. Esta cuenta es usada a modo emergencia cuando no sabemos en qué cuenta del plan contable tenemos que contabilizar algún importe. En el caso de que esta cuenta arrastre algún saldo (deudor o acreedor), deberemos depurarla averiguando a qué cuenta contable hay que asignar el movimiento contable.

• Revisar los saldos de cuentas financieras (Caja 570, Bancos 572), comprobando que los apuntes y saldo que muestran se corresponden con el extracto bancario de cada una de las cuentas que tengamos activas. Para revisar el saldo de caja, será suficiente con comprobar que las entradas y salidas del libro de caja están contabilizadas, y el saldo resultante coincide con el efectivo que acumule la caja (hacer el cuadre de caja). De encontrarse diferencias, habrá que puntear cada extracto bancario y caja con la contabilidad para averiguar dónde está el error.

• Revisar los saldos de todas las cuentas de gasto, comprobando que hemos recibido y contabilizado todas las facturas, y que estas se han pagado correctamente o como se indicó anteriormente, se encuentran en proceso de rotación normalizada. En especial, conviene revisar todas las cuentas de gastos de actividades ya que, si hemos recibido subvención para su ejecución, no podemos gastar menos de lo que hemos ingresado.

• Revisar los saldos de todas las cuentas de ingresos, comprobando que hemos emitido y/o contabilizado todas las facturas/cuotas/donativos/convenios/subvenciones, y que estas se han cobrado correctamente o como se indicó anteriormente, se encuentran en proceso de rotación normalizada. En especial, conviene revisar todas las cuentas de ingresos de subvenciones (para desarrollo de actividades/programas), y asegurarnos que se han realizado los gastos de actividades/programas por importe mínimo que nos hayan subvencionado. Debemos comparar ingreso para la actividad con gasto realizado en la actividad.

• También debemos tener en cuenta, aparte de las obligaciones tributarias con la AEAT, las Obligaciones con la AEAT de carácter declarativo, en concreto la Declaración de donaciones recibidas y declaración de operaciones con terceros:

• La declaración de donaciones recibidas (modelo 182), se presenta durante el mes de enero Se trata de una declaración informativa, a la que solamente están obligadas las entidades acogidas al Régimen Fiscal Especial contenido en la Ley 49/2002 (o equivalentes en País Vasco y Navarra). En el caso de las asociaciones, por tanto, solamente puede ser obligatoria para asociaciones declaradas de utilidad pública y ONGD, dado que son estos tipos de entidades (junto con alguna entidad singular) las únicas que pueden acogerse a los beneficios de esta Ley. Deben declararse todas las donaciones recibidas y de las cuales habremos emitido el correspondiente certificado (importante, sólo declarar los donativos). Por tanto, las entidades que no tienen utilidad pública no tienen que hacer esta declaración, pero siempre es aconsejable emitir los correspondientes certificados de donativos para un mejor control contable, y dárselo al donante
• Declaración de operaciones con terceros (modelo 347), se presenta durante el mes de febrero. “Las entidades o establecimientos de carácter social también están obligadas a presentar el modelo 347, cuando respecto a otra persona o entidad hayan realizado operaciones que en su conjunto hayan superado la cifra de 3.005,06 € (IVA incluido) en el año natural al que se refiera la declaración, (excluido suministro de agua, energía eléctrica, combustible y seguros)”

Son operaciones que deben relacionarse en el modelo 347 las realizadas por el declarante en el año natural al que se refiere la declaración. A estos efectos, las operaciones se entenderán producidas en el período en el que se deba realizar la anotación registral de la factura que sirva de justificante. No obstante, las operaciones a las que sea de aplicación el régimen especial del criterio de caja, se consignarán también en el año natural correspondiente al momento del devengo total o parcial de acuerdo con la regla especial de devengo de este régimen especial. Las subvenciones se entenderán satisfechas el día en que se expida la correspondiente orden de pago. De no existir orden de pago se entenderán satisfechas cuando se efectúe el pago.

ELABORACIÓN DE CUENTAS ANUALES (MEMORIA ECONÓMICA, MEMORIA ACTIVIDADES, PRESUPUESTO O PLAN OPERATIVO DEL AÑO SIGUIENTE:

Las cuentas anuales son los documentos que recogen la información financiera y pretenden cubrir las necesidades de los usuarios en un proceso de toma de decisiones económicas.

La información contenida en las cuentas anuales va dirigida a todas aquellas personas que por cualquier motivo tengan relación con la entidad, y por tanto, tengan interés en conocer la situación y marcha de la misma.

Las cuentas anuales se elaborarán con una periodicidad de doce meses, salvo en los casos de constitución, modificación de la fecha de cierre del ejercicio o disolución.

Las cuentas anuales deberán ser formuladas por el órgano de gobierno de la entidad, quien responderá de su veracidad.

El plazo de formulación y aprobación será como máximo de seis meses, a contar desde el cierre del ejercicio. No obstante, en caso de que se sometan a auditoría, las cuentas anuales habrán de formularse dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio.

Las cuentas anuales deberán ser firmadas por todas las personas que tengan conferida la facultad para ello, y si faltara la firma de alguno de ellos, se hará expresa indicación de la causa en cada uno de los documentos en que falte.

Las cuentas anuales deberán ser sometidas a valoración/aprobación por parte del Órgano Supremo de cada entidad, generalmente la Asamblea General de Socios.

Los documentos que integran las cuentas anuales para una entidad con Plan Contable adaptado a las ESFL son: el Balance de Situación, la Cuenta de resultados y la memoria. La memoria completa, amplía y comenta la información contenida en el balance y en la cuenta de resultados. En particular contiene una detallada descripción sobre los flujos de efectivos y grado de cumplimiento de las actividades de la entidad.

Partiendo de la base que contamos con dos planes contables para la elaboración de la contabilidad de las entidades sin fines lucrativos (PGC ESFL y PGC-PYMES ESFL), el PGC de ESFL cuenta con dos modelos de cuentas anuales: normales y abreviados, mientras que el PGC-PYMES ESFL cuenta con un único modelo de cuentas, el cual es casi idéntico a los modelos abreviados del PGC de ESFL.

Dentro de las entidades que aplican el PGC ESFL, ¿quiénes pueden elaborar las cuentas anuales abreviadas?

a)      Balance y memoria abreviados ð Las entidades en las que a la fecha de cierre del ejercicio concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes:

- Que el total de las partidas del activo no supere los dos millones ochocientos cincuenta mil euros.

- Que el importe neto de su volumen anual de ingresos no supere los cinco millones setecientos mil euros.

- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.

 

b)      Cuenta de resultados abreviada ð Las entidades en las que a la fecha de cierre del ejercicio concurran, al menos, dos de las circunstancias siguientes:

- Que el total de las partidas del activo no supere los once millones cuatrocientos mil euros.

- Que el importe neto de su volumen anual de ingresos no supere los veintidós millones ochocientos mil euros.

- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.

Los documentos mencionados están disponibles para su consulta y descarga en: http://www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/modelos-de-solicitud/asociaciones/modelos-para-asociaciones-de-utilidad-publica

Facilitamos también link a la página Web de CEAFA (www.ceafa.es) donde están colgadas y disponibles las cuentas anuales: https://www.ceafa.es/es/quienes-somos/transparencia

AUDITORÍA DE CUENTAS / REVISIONES LIMITADAS:

Desde el Área de Gestión y Control Presupuestario de CEAFA, recomendamos como herramienta de transparencia el someterse a auditorías y/o revisiones limitadas.

Una auditoría o revisión limitada obliga a las entidades a ordenar y mejorar sus procesos y controles internos, generando eficiencias operativas y mejores prácticas en la ejecución de sus operaciones/servicios. Nos servirán para detectar y corregir errores (contables, justificación de subvenciones, etc.), lo que nos llevará a la mejora continua.

¿Por qué es importante?

Porque una entidad tiene que demostrar que el uso de sus recursos es eficiente, dado que hay personas que dependen de la actividad que realiza (por ejemplo, sus asociados, clientes, acreedores, entidades públicas y privadas que aportan financiación, sus propios trabajadores, etc.).

Porque las entidades tienen que hacer frente a todas las regulaciones legales de una manera fiel.

Porque la auditoría implica dar confianza a futuros colaboradores (aumento de ingresos por subvenciones, convenios, donaciones, etc.). No pensemos en lo que nos “cuesta” una auditoría/revisión, y pensemos en lo que “dejamos de ingresar” si no la tenemos.

Obligaciones de una auditoría

Revisar las cuentas con el objetivo de ver si la entidad ha utilizado sus recursos de forma eficiente y eficaz.

Revisar y verificar los distintos informes ofrecidos por la entidad sobre su actividad económica y comprobar que sea una imagen fiel de la misma.

La auditoría y, por tanto, el auditor tiene que ser totalmente independiente. Eso es básico para legitimar el proceso y reflejar la realidad.

Permitir conocer los problemas que la entidad está teniendo en el momento.

 

Fuentes:

www.eleconomista.es

13ª Edición del libro de contabilidad de Omeñaca

www.interior.gob.es/web/servicios-al-ciudadano/modelos-de-solicitud/asociaciones/modelos-para-asociaciones-de-utilidad-publica

www.debitoor.es

www.aeat.es

www.asociaciones.org